Beherend Projectadministrateur (medior)

Intro

Wil jij graag van toegevoegde waarde zijn voor de medische onderzoeksprojecten als projectadministrateur? Lees snel verder!

Wat ga je doen?

Als Beherend Projectadministrateur ben jij samen met een team verantwoordelijk voor het beheren, uitvoeren, bewaken en afronding van de projectadministratie. Hiermee ben je als team betrokken bij het gehele proces van de projectadministratie voor het Wetenschappelijk Onderzoek en lever jij een belangrijke bijdrage aan het realiseren van optimale projectadministratie binnen Amsterdam UMC.

Je bent als (medior) Beherend Projectadministrateur van begin tot eind betrokken bij de projectadministratie. Je werk bestaat voor een belangrijk deel uit het toezien op tijdige en de juiste aanlevering van de benodigde brondocumenten die aangeleverd dienen te worden door de projectcontroller, zoals contracten, begrotingen en andere projectdocumenten. Een belangrijk onderdeel van jouw werk is ook het actief meedenken over het optimaliseren van onze administratieve processen. Ook volg jij externe ontwikkelingen, veranderende wet- en regelgeving en interne richtlijnen op de voet, houd jij hier rekening mee bij het uitvoeren van de projectadministratie en deel je jouw kennis met directe collega’s.

Hoe ziet jouw dag eruit?

7:00-9:00 Je start op een flexibel tijdstip met het inventariseren hoe de dag eruit gaat zien. Wat is je werkvoorraad? Zijn er vraagstukken waar je collega’s bij nodig hebt? Je stemt af met een junior collega welke projecten geopend moeten worden.

10:00 Een (junior) collega komt even (digitaal) bij je binnenlopen om een vraag te stellen over een onderwerp waar jij expert in bent.

10:30 Een afspraak met de projectcontroller van jouw aandachtsgebied. Je spreekt de lopende zaken met betrekking tot de projecten van jullie aandachtsgebied door.

12:00 Lunch.

13:00 Gereserveerd om je werkvoorraad af te werken, rapportages te maken en accountantsdossiers voor te bereiden.

16:00 Sparren met een (senior) collega over de inhoud van rapportages.

Wat neem je mee?

• Hbo werk- en denkniveau, minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding bedrijfsadministratie of een vergelijkbare financiële opleiding.
• Relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Ervaring in het werken met MS Office en met name Excel op vergevorderd niveau.
• Ervaring met het verzamelen, analyseren en presenteren van informatie.
• Ervaring met het administratief beheren van extern gefinancierde projecten en kennis van bijbehorende wet- en regelgeving is een absolute pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is een must.

Jij bent een teamplayer met goede communicatieve vaardigheden en een klantgerichte en proactieve houding. Je bent goed in het signaleren van knelpunten en weet dit waar nodig te vertalen in heldere adviezen en verbetervoorstellen. Omdat we met zoveel verschillende subsidieverstrekkers voor ons onderzoek werken, is geen project hetzelfde. Dat vraagt van jou om snel te kunnen schakelen en een gezonde dosis aanpassings- en inlevingsvermogen. Tot slot zit plannen en organiseren in jouw natuur, voor een probleemanalyse draai jij je hand niet om en je vindt het fijn om problemen zowel zelfstandig als in teamverband aan te pakken. Gaat jouw hart sneller kloppen van een gedetailleerde administratie, ben je continue opzoek naar hoe je de administratieve processen kunt verbeteren en ben je een echte teamspeler? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.330 tot € 4.429 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring) en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Bereken hier jouw netto salaris.
• De mogelijkheid om flexibel te werken, op beide locaties van Amsterdam UMC en vanuit huis (50/50).
• Vakantie uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en een mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Pensioenopbouw bij BeFrank.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
• Werken in een multi-cultureel team met een fijne en warme werksfeer.

Waar ga je werken?

Het wetenschappelijk onderzoek van Amsterdam UMC, staat nationaal en internationaal hoog aangeschreven. De belangrijkste opdrachtgevers voor het medisch-wetenschappelijk onderzoek zijn (inter)nationale industriepartijen, collectebusfondsen, semi-overheidsinstellingen, zoals ZonMW en NWO, en de Europese Unie. Deze onderzoeksopdrachten worden verworven in een tijdsvlak van schaalvergroting, internationalisering, toenemende concurrentie en netwerkstructuren. Om de komende jaren professionele financiële ondersteuning te kunnen blijven bieden aan onze wetenschappelijk onderzoekers zijn we op zoek naar een Projectadministrateur om ons team te versterken.

Je komt te werken op de afdeling Projectadministratie binnen Amsterdam UMC Research B.V.  Wij hebben als doel om de onderzoekers ongestoord hun werk te kunnen laten doen. Artsen en projectcontrollers overige geldstromen, ontzorgen met een vlekkeloos financieel administratief proces, dat is de essentie van ons werk.

Amsterdam UMC is een plek waar hard werken samenkomt met een goede werk/privé-balans en waar oog is voor het welzijn van de medewerkers. Ben jij iemand die voor het maatschappelijk belang en jouw persoonlijke ontwikkeling wil gaan? Dan zit jij hier goed!

Als Projectadministrateur werk je op een afdeling van 40 personen, in teams van ongeveer 7 personen aangestuurd door een Coördinerend Projectadministrateur en onder leiding van een Team Manager. Naast de nauwe samenwerking met jouw directe collega's binnen het team, heb je ook veel contact met collega’s die werkzaam zijn op andere afdelingen en divisies binnen de organisatie.

In kernwoorden de sfeer op onze afdeling? Welkom, zorgzaam en oprechte interesse in elkaar.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Nella Cocksedge-Honkoop, Team Manager Projectadministratie via contactinformatie of n.honkoop@amsterdamumc.nl.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment Adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Lees hier wat dit inhoudt. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.