Bestuurssecretaresse Raad van Bestuur UMCG

Wat ga je doen

Samen met je duo-collega ondersteun je de bestuurssecretarissen van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Vast onderdeel van jouw werkpakket is dat je wekelijks de vergadering van de Raad van Bestuur notuleert en gedurende de week de voorbereiding treft van de vergadersets van o.a. de vergaderingen van de Raad van Bestuur en het Integraal Besturingsteam (driewekelijks). Je kijkt proactief naar de zaken die de komende weken op stapel staan en aan het eind van de week zet je de agenda van de Raad van Bestuur en alle stukken in het vergadersysteem i-Babs en nodig je de gasten uit.

Hoe ziet een reguliere dag eruit? Aan het begin van je dag prioriteer je eerst de binnengekomen e-mail en bekijk je waar direct actie op moet worden ondernomen. Is er een wijziging in een vergadering, zijn er brieven die verstuurd moeten worden of moet er een afspraak gewijzigd worden? Als de prioriteiten afgerond zijn plan je rustig de rest van je dag in; je beantwoordt vragen van collega’s, plant afspraken in waar alle leden van de Raad van Bestuur bij zijn, je redigeert brieven en verslagen en je ondersteunt de bestuurssecretarissen in alle voorkomende werkzaamheden. Op de dinsdag notuleer je, onder verantwoordelijkheid van een van de twee bestuurssecretarissen, de vergadering van de Raad van Bestuur en zorg je samen voor de uitwerking daarvan. Bij het notuleren zijn we doende ons te laten ondersteunen door AI. Verder organiseer je vergaderingen en bezoeken voor zowel interne als externe partners, houd je de maillijsten up to date en zorg je er voor dat alle stukken goed worden gearchiveerd. Tussen de werkzaamheden door heb je goed contact met jouw collega’s van het secretariaat Raad van Bestuur, waar iedereen zijn eigen takenpakket heeft maar jullie elkaar ook kunnen vervangen bij afwezigheid en ziekte. Het totale werkpakket omvat, buiten de hierboven genoemde reguliere werkzaamheden, veel verschillende aspecten en is divers en afwisselend.

Werkomgeving

De Raad van Bestuur van het UMCG wordt ondersteund door een team van twee bestuurssecretarissen en zes secretaresses. De bestuurssecretarissen worden ondersteund door twee duo-collega secretaresses. In verband met het vertrek van één van deze twee secretaresses zijn wij vanaf 1 juni a.s. op zoek naar een nieuw teamlid.

Wie zoeken wij

• Je hebt een MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, in een omgeving van vergelijkbare omvang/complexiteit.
• Je bent in staat rekening te houden met de formele en hiërarchische lijnen, en hebt daarnaast een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Je werkt zelfstandig en secuur en bent doortastend en proactief.
• Je staat bekend als flexibel en kunt werken met een hoge “storingsfactor”.
• Je beheerst het MS-officepakket uitstekend en hebt affiniteit met ICT aspecten in je werk. Je bent in staat nieuwe digitale systemen snel eigen te maken.
• Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; ervaring met verslaglegging is een pre.

Kortom, je bent een enthousiaste collega, die gaat voor samenwerking, weet in alle hectiek het overzicht goed te bewaken, daarbij de juiste prioriteiten te stellen en het als een uitdaging ziet dat geen dag hetzelfde is. Om als team goed te draaien hebben we jou nodig!

Wat bieden wij?

Bij de Raad van Bestuur kom je te werken in een professionele werkomgeving met gemotiveerde en enthousiaste collega’s in een hecht en gezellig team. Het betreft een tijdelijk dienstverband voor 28 uur per week voor de duur van een jaar met uitzicht op verlenging. Voor interne kandidaten die al over een vast dienstverband beschikken is het mogelijk om hiervan af te wijken. Voor deze functie doen wij jou een passend salarisaanbod, afhankelijk van opleiding en ervaring. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering, de kans om jezelf verder te ontwikkelen en een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij het UMCG 70% van de premie betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie
Als je meer wilt weten hoe een dag in ons team secretariaat eruitziet, kun je contact opnemen met:

• Sacha Reiziger-Smink, bestuurssecretaris Raad van Bestuur, tel nr. contactinformatie
• Leonie Noordhof, collega-secretaresse, tel nr. contactinformatie

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 6 en 7 mei 2025.

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 30 april 2025. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer