Secretaresse Raad van Bestuur

Intro

Ben je accuraat, proactief, vrolijk en een kei in je vak? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als secretaresse Raad van Bestuur bied jij organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan het 5-koppige bestuur en aan de secretarissen van de raad van bestuur en raad van toezicht. Samen met je collega-secretaresses stel jij het bestuur in staat zijn activiteiten op het terrein van de kerntaken zorg, onderzoek, valorisatie en onderwijs (zowel intern als extern) optimaal uit te voeren. Je zorgt ervoor dat afspraken en verplichtingen naadloos in elkaar overlopen. Dit vraagt om improvisatietalent en een vooruitziende blik. Ook help je bij het voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten en voer je het secretariaat van diverse werk- en projectgroepen binnen de aandachtsgebieden van de raad van bestuur.

Alle bestuursleden hebben een eigen portefeuille waarbij ze ieder door een vaste secretaresse worden ondersteund. Je zult primair de vicevoorzitter van de raad van bestuur ondersteunen. Daarnaast neem je indien nodig gemakkelijk werk van collega-secretaresses over. Je verricht je werkzaamheden in nauwe samenwerking met de overige collega’s van het secretariaatsteam en met de stafadviseurs.

Wat neem je mee?

• Hbo werk- en denkniveau en aantoonbare secretariële ervaring.
• Positieve energie en enthousiasme waarmee jij ad hoc werk het hoofd biedt en met plezier die extra stap zet.
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels), Microsoft Office, Outlook en digitaal werken zijn voor jou geen enkel probleem.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar ook goed alleen. Daarnaast ben je flexibel, zowel in werktijden, werkplek als het ondersteunen en werk overnemen van collega's.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.
• Professionaliteit, doortastendheid, klantgerichtheid en discretie.
• Plezier in het ondersteunen van meerdere personen tegelijkertijd, je hebt een hoog werktempo en bent stressbestendig.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.330 tot € 4.429 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris. Vanaf 1 juli 2025 is er een salarisverhoging van 3%, tot het maximumbedrag van schaal 11.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) adviseert en ondersteunt de raad van bestuur en de raad van toezicht op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken. De medewerkers van BJZ vormen een team van professionele en zelfstandige medewerkers, gericht op effectieve, efficiënte en representatieve ondersteuning van de raad van bestuur en raad van toezicht.

Je maakt deel uit van het secretariaat van de raad van bestuur, dat valt binnen de dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) en werkt op beide locaties van Amsterdam UMC. Dit team bestaat uit 10 collega's die ieder een eigen focus hebben maar toch een team vormen. Collega's kunnen elkaars werkzaamheden dan ook zonder problemen overnemen. 

De functie komt vacant per 1 juni 2025. De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal half mei plaatsvinden. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marion Zeeman, bureaumanager/teamleider secretariaat raad van bestuur, via 020-44 42511 of via m.a.zeeman@amsterdamumc.nl. 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitment adviseur, via 06 21909282 of via c.s.veen@amstersdamumc.nl. 

Een referentiecheck, screening en aanstellingskeuring kunnen onderdeel zijn van de procedure. Lees hier of dit ook voor jou geldt. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.